De zomer komt eraan! Als u als werkgever voor uw werknemers een barbecue organiseert, is dat gezellig, maar het kan ook gevolgen hebben voor de loonheffingen. De locatie is daarbij doorslaggevend.

In een Handreiking werkt de Belastingdienst twee voorbeelden uit: de barbecue op de eigen werkplek en de barbecue op een externe locatie (bijvoorbeeld een strandtent of partycentrum). De fiscale waardering verschilt aanzienlijk.

Situatie 1: Barbecue op de werkplek

Vindt de barbecue plaats op de werkplek (in de bedrijfstuin, kantine of op het parkeerterrein)? Dan gelden er gunstige fiscale regels.

In de regel wordt een maaltijd op de werkplek gewaardeerd op een vast normbedrag. Voor 2022 is dit normbedrag € 3,35 per maaltijd. Het maakt hierbij niet uit of de werkelijke kosten per persoon veel hoger liggen (bijvoorbeeld € 20 aan vlees en drank).

• Loon: De werkgever rekent € 3,35 tot het loon van de werknemer.
• Partners: Komen de partners ook? Dan rekent de werkgever ook voor de partner € 3,35 tot het loon van de werknemer (Totaal: € 6,70).

Tip: Gebruik de vrije ruimte U wilt waarschijnlijk niet dat uw werknemer belasting betaalt over zijn hamburger. U kunt dit bedrag daarom aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling (WKR). Dit gaat ten koste van uw vrije ruimte.

• Rekenvoorbeeld: Bij 60 personen (inclusief partners) is de belastingdruk in de vrije ruimte slechts: 60 x € 3,35 = € 201.

Situatie 2: Barbecue op een externe locatie

Houdt u de barbecue buiten de deur? Dan gelden de regels voor maaltijden op de werkplek niet. U moet dan uitgaan van de werkelijke waarde (factuurwaarde) van het eten, drinken en de locatiehuur.

Stel, de kosten bedragen € 45 per persoon.

• Loon: De werkgever moet € 45 rekenen tot het loon van de werknemer.
• Partners: Neemt de werknemer zijn partner mee? Dan wordt er € 45 x 2 = € 90 bij het loon van de werknemer opgeteld.

WKR impact Ook hier kunt u dit aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Echter, de impact op uw vrije ruimte is vele malen groter: 60 x € 45 = € 2.700. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u als werkgever 80% eindheffing.

Conclusie

Een barbecue op de eigen werkplek is fiscaal veel voordeliger dan een barbecue op een externe locatie, omdat u mag rekenen met het lage normbedrag van € 3,35 in plaats van de werkelijke factuurwaarde.