Een ondernemer met een eenmanszaak dacht slim te zijn door pas een rittenregistratie te maken toen de Belastingdienst een controle aankondigde. Hij had jarenlang niets bijgehouden, maar wilde wel de fiscale bijtelling voor privégebruik voorkomen door aan te tonen dat hij minder dan 500 privékilometers had gereden. Dit leidde tot een juridisch gevecht waarin de rechter een duidelijk signaal afgaf: wie achteraf gaat puzzelen, staat vaak met lege handen.
Het bijhouden van een sluitende kilometeradministratie is voor veel zakelijke rijders een dagelijkse sleur, maar deze zaak bewijst waarom uitstelgedrag fataal kan zijn voor uw portemonnee.
De Casus: Puzzelen met de agenda
Toen de fiscus een boekenonderzoek aankondigde, ging de ondernemer aan de slag. Hij probeerde aan de hand van zijn agenda en bonnen alsnog een rittenstaat in elkaar te zetten over het afgelopen jaar. Dit ging niet vlekkeloos. De administratie werd in overleg met de inspecteur meermaals aangepast. Zelfs tijdens de rechtszaak kwam de ondernemer nog met wijzigingen, waarbij hij ritten die hij eerst als zakelijk had bestempeld, opeens als privé aanmerkte (of andersom). Hij gaf toe dat hij in eerdere versies ‘fouten had gemaakt’.
De Regels: Verzwaarde bewijslast
De rechter begon met de basisregel: als u geen bijtelling wilt betalen, rust op u de verzwaarde bewijslast.
- U moet overtuigend aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.
- Het bewijs moet objectief verifieerbaar zijn. Een buitenstaander moet tot dezelfde conclusie kunnen komen.
Oordeel Rechter: Achteraf is onbetrouwbaar
De rechter maakte korte metten met de werkwijze van de ondernemer. Een administratie moet regelmatig (dagelijks) worden bijgehouden. Alleen dan is er een garantie dat de vastlegging overeenkomt met de werkelijkheid.
Een achteraf gereconstrueerde administratie brengt risico’s met zich mee:
- Geheugenverlies: U weet na een jaar niet meer exact welke rit welk doel had.
- Manipulatie: De verleiding is groot om ritten zo te labelen dat het ‘precies past’.
- Tegenstrijdigheden: In deze zaak zaten er te veel hiaten en wijzigingen in het verhaal.
Conclusie: Aan een achteraf in elkaar gezet overzicht komt minder bewijskracht toe. Omdat de ondernemer bleef schuiven met ritten, voldeed hij niet aan de eis van ‘overtuigend aantonen’. De bijtelling bleef in stand, inclusief de boete.
Tip: Doe het direct
De les is helder: een achteraf gereconstrueerde kilometeradministratie redt het bijna nooit bij de rechter.
- Gebruik een geautomatiseerd rittenregistratiesysteem (met Keurmerk).
- Of schrijf uw ritten direct na elke rit op.
- Wacht niet tot de blauwe envelop op de mat valt; dan is het te laat.