Veel werkgevers kiezen voor het gemak van een vaste maandelijkse kostenvergoeding voor hun personeel. Dit scheelt een hoop administratieve rompslomp met losse bonnetjes. Maar let op: als u deze vergoeding onbelast wilt uitbetalen zonder dat het uw vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) opslokt, moet u wel huiswerk doen. De Belastingdienst eist namelijk een onderbouwing via een steekproef of onderzoek.

In een recente update van de handreiking benadrukt de fiscus dat u vooraf onderzoek moet doen naar de werkelijke kosten. Doet u dit niet, dan loopt u het risico op onnodige belastingheffing.

Zonder onderzoek: Aanslag op uw vrije ruimte

Geeft u een vaste vergoeding zonder dat u heeft onderzocht waar dit geld precies aan opgaat? Dan heeft u twee keuzes, die beide nadelig kunnen zijn:

1. Loon: U merkt het aan als belast loon (de werknemer houdt netto minder over).
2. WKR: U wijst het aan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Het gevaar van optie 2 is dat uw vrije ruimte snel opraakt. Komt u boven het budget uit? Dan betaalt u als werkgever een strafheffing van 80% eindheffing.

Met onderzoek: Onbelast én buiten de WKR

Als u wel een kostenonderzoek doet, kunt u gebruikmaken van gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten. Deze vergoedingen zijn onbelast en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte.

Het verschil in de praktijk (Voorbeeld) Een verkooporganisatie geeft buitendienstmedewerkers een vaste vergoeding van € 90 per maand voor kosten onderweg.

• Situatie A: Geen onderzoek De werkgever kan niet bewijzen waar het geld voor is. Hij wijst de € 90 aan in de WKR. Dit kost hem € 90 aan vrije ruimte per werknemer per maand. Bij overschrijding betaalt hij hierover 80% belasting.
• Situatie B: Wel onderzoek De werkgever doet een onderzoek. Hieruit blijkt dat de werknemers gemiddeld per maand uitgeven:
  • € 50 aan parkeren bij klanten (Intermediaire kosten).
  • € 40 aan relatiegeschenken voor klanten (Intermediaire kosten).
  Conclusie: Omdat de kosten onderbouwd zijn als intermediaire kosten, mag de werkgever de volledige € 90 onbelast vergoeden zonder dat dit ook maar één euro van de vrije ruimte kost.

Waar moet u op letten?

• Onderbouwing: U moet het onderzoek vooraf doen en vastleggen in uw administratie.
• Realiteitszin: De vergoeding moet redelijk zijn en overeenkomen met de werkelijkheid.
• Niet alles telt: Kosten die niet vallen onder een gerichte vrijstelling of intermediaire kosten (zoals algemene kosten voor representatie die niet direct zakelijk zijn), gaan alsnog ten laste van de vrije ruimte, ook al doet u onderzoek.