De Belastingdienst stelde onlangs een boekenonderzoek in bij een ex-firmant van een vennootschap onder firma (VOF). De administratie vertoonde forse gebreken. Daarom legde de fiscus een zogenaamde ‘informatiebeschikking’ op.

In zo’n beschikking wordt vastgesteld welke onderdelen van de administratie niet aan de wettelijke eisen voldoen. Eén van de verwijten van de Belastingdienst was dat er geen back-ups waren gemaakt. De ex-firmant ging hiertegen in beroep bij de rechter.

Het oordeel: Geen back-up is geen overtreding

De vraag was simpel: leidt het niet hebben van een back-up automatisch tot het schenden van de administratieplicht?

De rechter oordeelde helder: Nee. Het wel of niet maken van een back-up van de administratie kan, op zichzelf bezien, niet leiden tot een schending van de administratieplicht. Op de zitting moest de Belastingdienst dit ook erkennen. Zolang de originele administratie raadpleegbaar is, voldoet u aan de wet.

Toch verloren Gezien de overige geconstateerde gebreken in de administratie kon dit de ex-firmant in deze zaak echter niet baten; de informatiebeschikking bleef in stand op basis van andere fouten.

Het risico: Computer crash

Hoewel de rechter zegt dat een back-up niet wettelijk verplicht is, is het natuurlijk wel een enorm risico om er geen te hebben.

U kunt zonder back-up prima aan uw verplichtingen voldoen, totdat uw computer crasht of er brand uitbreekt. Als uw administratie daardoor niet meer gereconstrueerd kan worden, heeft u wél direct een probleem en voldoet u niet meer aan de bewaarplicht.

Conclusie: Komt dat voor, dan is het volledig uw risico. De bewijslast ligt bij u. Zorg daarom, ondanks deze uitspraak, altijd voor een goede en frequente back-up van uw zakelijke gegevens.