In het aandeelhoudersregister staat wie eigenaar is van de aandelen van een besloten vennootschap (bv). Wil je de eigendom van de aandelen in je bv bewijzen, dan moet je dit register kunnen overleggen.

De notaris registreert hierin statutenwijzigingen en veranderingen in de eigendom. Maar waar kun je dit register vinden? En waarom is het zo belangrijk voor de bank?

Wat is het aandeelhoudersregister?

Elke besloten vennootschap (bv) heeft een aandeelhoudersregister. Dit is het officiële boek waarin geregistreerd staat wie de aandeelhouders zijn. Dat kan één aandeelhouder zijn, maar dat kunnen er ook tientallen zijn. Ook een niet-beursgenoteerde naamloze vennootschap (nv) heeft een dergelijk register.

Wat staat erin? In het register staan de persoonsgegevens van de aandeelhouders. Daarnaast vermeldt de notaris:

• Het aantal aandelen dat per persoon wordt gehouden.
• De nummers van de aandelen.
• Of de aandelen zijn volgestort.
• Eventuele beperkte rechten (zoals vruchtgebruik of pandrecht).

Waarom is het onmisbaar?

Het register schept duidelijkheid over de eigendomsverhoudingen.

1. Zeggenschap en Winst: Als eigenaar van aandelen heb je recht op de winst en zeggenschap in de bv. Het register geeft een actueel overzicht. Zo is voor het bestuur altijd duidelijk wie uitgenodigd moeten worden voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) en wie daar mogen stemmen.
2. De Bank en Financiering: Als je een bankrekening opent of geld leent bij een financier, vragen zij vrijwel altijd om inzage in het aandeelhoudersregister. Waarom? Omdat het Handelsregister (KvK) vaak niet genoeg informatie geeft als er meerdere aandeelhouders zijn (minder dan 100% belang wordt vaak niet getoond). De bank moet via het register controleren wie de UBO (Ultimate Beneficial Owner) is.

Het ‘Blauwe Boekje’ bewaren

Bij de oprichting van de bv krijg je het aandeelhoudersregister van de notaris. In veel gevallen is dit een fysiek blauw of grijs boekje. Tegenwoordig kan het ook een digitaal bestand zijn.

Wie bewaart het? Het bestuur van de bv is verplicht het register op het vestigingsadres van de vennootschap te bewaren. Het is dus niet zo dat het standaard bij de notaris in bewaring blijft. Wanneer aandelen worden verkocht, voegt de notaris de gegevens van de nieuwe aandeelhouder toe aan het register. Daarna ontvangt u het boekje weer terug.

Aandeelhoudersregister kwijt, wat nu?

Het komt regelmatig voor dat een register kwijtraakt, bijvoorbeeld na een verhuizing of bedrijfsovername. Omdat u het nodig heeft voor de bank of bij verkoop, is dit vervelend.

Bent u het register kwijt? Dan moet er een nieuw exemplaar worden opgemaakt. Dit kan alleen via de notaris. De notaris moet aan de hand van alle oude oprichtings- en leveringsaktes de historie van de aandelen reconstrueren. Dit brengt kosten met zich mee. Zorg dus dat u het goed bewaart!