Deelauto’s zijn sterk in opkomst. De overheid onderzoekt momenteel hoe dit duurzame vervoer extra gestimuleerd kan worden via bestaande groene regelingen (zoals MIA/VAMIL). Maar hoe zit het eigenlijk met de belasting als u als werknemer een deelauto gebruikt via het werk?

Wanneer een werkgever een compensatie geeft voor het gebruik van een auto – of dit nu een leaseauto, eigen auto of deelauto is – moet altijd worden beoordeeld of dit belast loon is. De regels hangen sterk af van de vraag: wie regelt de auto?

Situatie 1: De werkgever stelt de auto ter beschikking (Bijtelling)

Als het initiatief bij de werkgever ligt en hij de kosten draagt (vaak in samenwerking met een leasemaatschappij), wordt dit fiscaal gezien als ’terbeschikkingstelling’.

De regels:

• Bijtelling: Rijdt u op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé met deze auto? Dan geldt de fiscale bijtelling (het vaste forfait).
• Deelauto-uitdaging: Wordt één auto door meerdere collega’s privé gebruikt? Dan moet de bijtelling in redelijkheid worden verdeeld over deze gebruikers. Ook de 500-kilometergrens wordt dan naar rato berekend.
• Administratie: Dit is administratief bewerkelijk. De werkgever moet namelijk precies bijhouden wie de auto wanneer gebruikt en hoeveel privékilometers elke persoon maakt.

Om bijtelling te voorkomen, is een sluitende kilometeradministratie of een aantoonbaar verbod op privégebruik noodzakelijk.

Situatie 2: De werknemer huurt zelf (Reiskostenvergoeding)

Ligt het initiatief bij de werknemer? Bijvoorbeeld: u huurt zelf incidenteel een deelauto via een app (zoals Greenwheels of SnappCar) voor een zakelijke rit en declareert de kosten.

De regels:

• Geen bijtelling: Er is geen sprake van een ‘auto van de zaak’. De bijtelling is dus niet van toepassing.
• Vergoeding: De werkgever mag de gemaakte zakelijke kosten vergoeden. Dit kan via een gerichte vrijstelling (zoals de € 0,23 per km of de werkelijke kosten openbaar vervoer/deelvervoer, afhankelijk van de exacte situatie en voorwaarden in de CAO/WKR).

Conclusie: Wie heeft de regie?

Of er sprake is van loonheffing en bijtelling hangt af van de feiten.

• Regelt en betaalt de baas alles direct? Grote kans op bijtelling (tenzij uitsluitend zakelijk gebruik).
• Regelt u het zelf en declareert u? Vaak geen bijtelling, maar een declaratiekwestie.