De fiets van de zaak is populair, mede dankzij de forfaitaire bijtelling van 7%. Maar wat als een werknemer niet elke dag fietst, maar ook regelmatig met de eigen auto komt? De administratieve lasten waren hiervoor vaak een drempel. Gelukkig maakt een nieuwe toezegging dit een stuk eenvoudiger.

De basisregel is helder: stelt u als werkgever een fiets ter beschikking die ook voor woon-werkverkeer (en dus privé) gebruikt mag worden? Dan geldt een fiscale bijtelling van 7% over de consumentenadviesprijs. Op de dagen dat de werknemer met deze fiets reist, mag u geen onbelaste reiskostenvergoeding geven.

Het probleem: De mix van vervoer

Veel werknemers zijn ‘hybride reizigers’. Ze komen bijvoorbeeld drie dagen op de fiets en twee dagen met de eigen auto.

• Voor de autodagen mag de werkgever wel een onbelaste vergoeding geven (maximaal € 0,21 per km).
• Voor de fietsdagen niet.

Om dit correct te verwerken, moest de werkgever tot voor kort exact bijhouden (monitoren) op welke dagen welk vervoermiddel werd gebruikt. Dit leidde tot een enorme administratieve rompslomp, waardoor sommige werkgevers de fietsregeling liever meden.

De oplossing: Vaste afspraken mogelijk

Het kabinet ziet ook in dat deze bewijslast onwenselijk is. Daarom is er per 6 februari 2023 een vereenvoudiging toegezegd.

Werkgever en werknemer mogen nu individuele, vaste afspraken maken over het reispatroon. U mag schriftelijk vastleggen:

• Hoeveel dagen per week er met de fiets wordt gereisd (wel bijtelling, geen vergoeding).
• Hoeveel dagen per week er met de eigen auto wordt gereisd (wel vergoeding).

Deze afspraak mag de basis vormen voor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding. U hoeft dan niet meer dagelijks te turven.

Voorwaarden:

1. Realiteitswaarde: De afspraken moeten zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden en realistisch zijn.
2. Incidentele afwijking: Als een werknemer door slecht weer een keer toch met de auto gaat in plaats van de fiets, hoeft de vaste vergoeding niet direct te worden aangepast.

Conclusie

Het is nu fiscaal veilig en administratief eenvoudig om een fiets van de zaak te combineren met een vaste reiskostenvergoeding voor de autodagen. Zorg wel dat u de vaste verdeling (bijvoorbeeld 3 dagen fiets / 2 dagen auto) goed vastlegt in het personeelsdossier.