Het is december en veel werkgevers willen hun personeel bedanken met een mooi kerstpakket. Voor de werknemer is dit een leuk extraatje, maar voor de Belastingdienst is zo’n pakket in de basis gewoon ‘loon in natura’. Als werkgever moet u daarom opletten hoe u dit administratief verwerkt, zodat u niet onverwacht met een hoge belastingaanslag te maken krijgt. Alles draait om de juiste toepassing van de werkkostenregeling (WKR).

Om het kerstpakket onbelast bij de werknemer te krijgen, moet u het aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Doet u dit niet? Dan wordt de waarde van het pakket bij het bruto loon van de werknemer opgeteld en betaalt hij of zij daar belasting over. Dat is uiteraard niet de bedoeling van een cadeau.

1. Hoe werkt de aanwijzing?

U kiest ervoor om het kerstpakket onder de WKR te laten vallen. Dit is vormvrij, maar moet wel uit uw administratie blijken.

• Moment: U moet de keuze maken uiterlijk op het moment dat u het pakket geeft.
• Vrije ruimte: De waarde van het pakket gaat af van uw ‘vrije ruimte’ (het budget dat u onbelast mag besteden).
• Overschrijding: Is uw vrije ruimte voor dit jaar al op? Dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over de waarde van de pakketten.

2. Pas op: Verzendkosten tellen mee

Stuurt u het kerstpakket naar het huisadres van de medewerker? Een veelgemaakte fout is dat werkgevers denken dat de verzendkosten belastingvrij zijn. Dat is niet zo. De fiscus ziet de verzendkosten als onderdeel van de totale waarde van het cadeau.

Rekenvoorbeeld:

• Waarde kerstpakket: € 50
• Verzendkosten: € 5
• Totaal loon in natura: € 55

U moet dus € 55 ten laste van uw vrije ruimte brengen.

3. Speciale situaties

Er gelden specifieke regels voor bijzondere groepen werknemers:

• Post-actieve werknemers (bijv. gepensioneerden of arbeidsongeschikten): Geeft u hen ook een pakket? Dan is dit verplicht eindheffingsloon als uw actieve werknemers het ook krijgen. U hoeft hier dus niet te kiezen.
• Uitzendkrachten: Geeft u een pakket aan een uitzendkracht? Omdat hij niet bij u op de loonlijst staat, maar bij het uitzendbureau, is er sprake van ‘loon van derden’. Dit kan niet zomaar in uw eigen WKR. Overleg hierover met het uitzendbureau of pas de regeling voor eindheffing aan derden toe.

Conclusie

Een kerstpakket is een mooi gebaar, maar fiscaal gezien is het loon. Zorg dat u de aanwijzing voor de werkkostenregeling vastlegt en vergeet de verzendkosten niet mee te rekenen in de vrije ruimte. Zo voorkomt u dat de 80% eindheffing alsnog roet in het eten gooit.