Als werkgever mag u werknemers een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Hiervoor geldt in 2024 een gerichte vrijstelling van € 2,35 per thuisgewerkte dag. De vergoeding is bedoeld voor de extra kosten door het thuiswerken, zoals voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. U kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

De gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten geldt naast de al bestaande gerichte vrijstellingen. Denk aan het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen en arbovoorzieningen.

Vaste vergoeding en de 128-dagenregeling

U mag een werknemer een vaste vergoeding geven voor de thuiswerkkosten. Voor deze gerichte vrijstelling geldt de 128-dagenregeling. Dit wil zeggen dat als de werknemer 128 dagen thuiswerkt, u de werknemer een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuiswerkt. De 128-dagenregeling gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker, na aftrek van vakantie, gemiddeld ziekteverzuim en feestdagen.

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

• De werknemer werkt parttime.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.

In de volgende situaties moet u de vergoeding naar tijdsgelang herrekenen:

• De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt.
• De vergoeding stopt.

Aanpassing vaste vergoeding

De vaste vergoeding hoeft u niet aan te passen als een werknemer incidenteel een dag niet thuiswerkt. U past de vergoeding wel aan als de werknemer niet meer ‘in de regel’ op de vastgestelde dagen thuiswerkt. Hiervan is sprake als een wijziging van de thuiswerkdagen meer dan 2 maanden duurt. Dit kan zich voordoen als een werknemer (deels) onbetaald verlof heeft. Of nog sprake is van ‘in de regel’ beoordeelt u per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding.

Samenloop thuiswerken en reizen voor het werk

U mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor reizen naar een vaste plaats van werkzaamheden toepassen. Werkt een werknemer een deel van de dag thuis en het andere deel op de vaste plaats van werkzaamheden, dan kiest u voor die dag of u de gerichte vrijstelling toepast voor:

• De reiskostenvergoeding (€ 0,23 per kilometer); of
• De thuiswerkkosten (€ 2,35 per thuiswerkdag).

Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag u wel één van deze vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaalt u 80% eindheffing.