Mag een werkgever de kosten voor werkkleding onbelast vergoeden of verstrekken aan een werknemer? De Belastingdienst hanteert strikte regels voor wat fiscaal gezien als ‘werkkleding’ wordt beschouwd. Als de kleding aan de voorwaarden voldoet, kan dit onbelast; zo niet, dan wordt het gezien als loon van de werknemer.

Wanneer is kleding ‘werkkleding’?

Kleding is alleen onbelast te verstrekken of te vergoeden als voldaan wordt aan één van de volgende criteria:

• Uitsluitend geschikt voor het werk: Denk aan een uniform, een overall of een veiligheidshelm. Deze kleding is door het ontwerp niet geschikt om in de vrije tijd te dragen.
• Duidelijk kenbaar bedrijfslogo: Is de kleding ook privé te dragen (zoals een polo, trui of jas)? Dan moet deze voorzien zijn van een of meer beeldmerken (logo’s) met een gezamenlijke oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk.
• Achterblijven op de werkplek: De kleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek en wordt daar ook gereinigd (bijvoorbeeld in de zorg of horeca).

Fiscale behandeling: De werkkostenregeling (WKR)

Als de kleding niet aan de bovenstaande criteria voldoet, maar u wilt deze toch vergoeden, dan kan dit via de werkkostenregeling. De vergoeding komt dan ten laste van de vrije ruimte. Wordt deze vrije ruimte overschreden? Dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing.

Persoonlijke beschermingsmiddelen

Kleding die dient als persoonlijk beschermingsmiddel (zoals veiligheidsschoenen of een reflecterend vest) valt onder de gerichte vrijstellingen binnen de WKR. Deze middelen mag u altijd onbelast verstrekken, mits u voldoet aan de Arbo-wetgeving.

Vergoeding voor reiniging

Een vergoeding voor het wassen van werkkleding thuis door de werknemer wordt door de Belastingdienst in principe gezien als loon. Alleen als de kleding aan de fiscale eisen van werkkleding voldoet en u de waskosten als intermediaire kosten kunt aanmerken (bijvoorbeeld bij zeer specifieke specialistische reiniging), is er ruimte voor een onbelaste vergoeding.