Zoals veel ondernemers weten, zijn diverse zakelijke kosten slechts beperkt of zelfs helemaal niet aftrekbaar van de winst. Maar wat gebeurt er als deze kosten via de Werkkostenregeling (WKR) lopen?

Door slim te schuiven met de toewijzing van kosten in de WKR, kunt u mogelijk belasting besparen. In dit blog leggen we uit hoe de samenloop tussen beperkt aftrekbare kosten en de WKR werkt en geven we een rekenvoorbeeld.

Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?

Bij wet zijn een aantal kosten in aftrek beperkt of uitgesloten voor de winstbelasting. Dit geldt voor zowel de inkomstenbelasting (IB) als de vennootschapsbelasting (VPB).

• Beperkt aftrekbaar: Kosten van voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars, symposia en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten).
• Niet aftrekbaar: Kosten voor een niet-gekwalificeerde werkruimte thuis, werkkleding (zonder logo), persoonlijke verzorging, literatuur en boetes.

De aftrekbeperking (cijfers 2020)

• Inkomstenbelasting: 20% van de kosten is niet aftrekbaar (tot een drempel van € 4.700).
• Vennootschapsbelasting: 26,5% van de kosten is niet aftrekbaar (of een drempel van € 4.700, of 0,4% van de loonsom als dat hoger is).

De rol van de Werkkostenregeling (WKR)

Als u vergoedingen of verstrekkingen aan personeel doet (zoals een personeelsfeest of maaltijden), vallen deze onder de WKR. Volgens artikel 10 van de Wet op de loonbelasting is alles wat aan een werknemer wordt verstrekt in principe loon.

• Vrije ruimte: Blijft u binnen de vrije ruimte? Dan betaalt u geen belasting.
• Eindheffing: Komt u boven de vrije ruimte? Dan betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.

De Slimme Truc: Loonkosten vs. Aftrekbeperking

Hier wordt het interessant. Loonkosten zijn namelijk volledig aftrekbaar van de winst en vallen niet onder de aftrekbeperking voor representatie/voedsel.

Er is echter discussie over de interpretatie. De Belastingdienst stelt dat kosten alleen volledig aftrekbaar zijn (en dus de aftrekbeperking vervalt) als er over die kosten eindheffing (80%) is betaald in de WKR.

Strategie: Door kosten die normaal beperkt aftrekbaar zijn (zoals etentjes/feestjes) slim toe te wijzen aan het deel van de WKR dat boven de vrije ruimte uitkomt (het deel waar u eindheffing over betaalt), worden deze kosten 100% aftrekbaar voor de winstbelasting. De kosten die sowieso al 100% aftrekbaar zijn (zoals kerstpakketten of bonussen), stopt u juist in de vrije ruimte.

Rekenvoorbeeld

Stel, u heeft een vrije ruimte van € 10.000. U heeft twee soorten kosten gemaakt voor personeel:

1. € 7.500 aan beperkt aftrekbare kosten (etentjes, maaltijden overwerk).
2. € 7.500 aan netto bonussen (normaal 100% aftrekbaar). Totaal: € 15.000 (dus € 5.000 boven de vrije ruimte).

De optimale verdeling: U rekent eerst de netto bonussen (€ 7.500) volledig toe aan de vrije ruimte. Van de beperkt aftrekbare kosten past dan nog maar € 2.500 in de vrije ruimte. Het gevolg is dat de overige € 5.000 aan etentjes/maaltijden nu in de overschrijding valt. Hierover betaalt u weliswaar 80% eindheffing, maar hierdoor vervalt voor dit deel de aftrekbeperking in de winstbelasting. Dit levert per saldo vaak een voordeel op.

Advies

Het slim toerekenen van kosten aan de vrije ruimte is toegestaan, maar vereist wel een goede administratie. De werkkosten moeten duidelijk toegewezen zijn en inclusief BTW geboekt worden. Wij helpen u graag om deze berekening voor uw specifieke situatie te maken.